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第四章 拟订计划的流程(1)

编号:6428 | 添加时间:05-12-26 18:16:29 | 浏览量:

事无规划,管理人员如救火员,不断处理杂务将会精疲力竭。缺乏规划,迫使个人或组织采取守势,无法积极突破圣工的难题。房屋因智能建造(箴廿3~4),如何有效建造神国?为吾人所关心。
今日世界人口将达60亿,如何有效传福音?必须做有效的规划,否则遍传福音将成空谈?

一、计划的意义
(一) 明白工作的目的
教会管理之重点在研究如何「分工合作」,以达到对内牧养、对外传扬福音的目的。「分工」是提高工作效率的主要方法,也是扩大圣工必经的路程。分工与合作为一体之两面,但事实上二者比较起来,「分工易而合作难」,特别是教会的分工越细,各单位间之合作也越难;换言之,合作之困难程度与分工之细密程度成正比。此外,分工后之专业制度,容易使人面对问题时,仅就自己专业领域内来思考问题,而缺乏整体眼光,此即所谓的「隧道视线」(Tunnel Vision)。为避免分工导向造成合作之困难,必须将各个孤立的单一个体,予以有系统的连结,并有效的从事各个工作系统之整合工作。

我们常听说:「一个和尚挑水喝,两个和尚抬水喝,三个和尚没水喝。」当组织内部从一个和尚增加到两个和尚时,因分工简单,权责分明,两人合作无间,故从挑水到抬水。三个和尚没水喝的原因是:人多后分工不易,劳逸不均,有人惟恐吃亏,不让他人坐享其成;从这里可以看出分工导向之极限。欲解决三个和尚还有水喝的问题,必须从系统整体着手。此时,系统可假设为由扁担、水桶及和尚组成,当系统内和尚由二人增至三人时,则只限于某一部门的成长,予人直觉上以为整个系统的绩效应该增加,其实不然,原因是其它部门不但未能与之配合,反而可能造成各部门之不合作,使整个系统失去均衡。若将扁担改成T字型,并酌增水桶数,使三个和尚能合作抬水,问题将迎刃而解。工作计划系「分工合作」导向所提出的一种有效的系统管理手段,对管理者及计划执行者皆有好处。
(二) 所需的行动
工作执行前都需要有一份工作计划书,作为管理者与计划执行者的行动依据。那么管理者与计划执行者在计划书里到底需要知道什么?
1. 管理者之需要
  编列预算
 会计单位;财务处(总会)、财务组(区)、财务股(教会)。
  调度人力
 人力单位;相关处(总会)、相关组(区)、教务股(教会)。
  支持设备
 总务单位;总务处(总会)、总务组(区)、总务股(教会)。
  策画及评核单位。
  事工系、教育系。
  各级负责干部。
2. 计划执行者之需要以教会出版会讯为说明:
  获得工作之认识及许可。
  获得预算(金钱)及人力。
  获得其它单位支持。
  工作中凭以自我分析、控制、评估及修正。
  区分工作项目及其性质,以使成员间或各部门间凭以分工而合作,其它单位之支持也得以配合。
  计划负责人管理之需求。
  成果获得认定。
(三) 行动的顺序
1. 工作前及工作后,由主持人(计划负责人)填送。
 以青年团契为例说明:
  经常性之工作(按季或年度)。例如;小组的查经计划。
  经常性工作之重要改善工作(随时办理)。例如:团契的互助活动。
  新发展工作(随时预先办理)。例如:团契要举办慈善工作、或义工的训练。
2. 工作计划之历程如下:
互助活动 → 由第一小组草拟计划 → 青年团契干部会议通过 → 提交教会负责人会认可 → 由第一小组执行计划并作初评 → 青年团契干部会议复评 → 教会负责人会评定成效 → 青年会的干事建档 → 终结
(四) 所需的资源
例如设备及金钱的预算。
二、计划的起点
(一) 明白神的心意
神是一位有计划的神,经上说: 「我要教导你,指示你当行的路;我要定睛在你身上劝戒你。」(诗卅二8;耶一5)所以我们凡事当求神的指引。但是有些人忽略了计划的重要,常为自已找借口,其理由如下:
1. 神对每一个人都有计划,何必计划(箴十九21,十六9)?
2. 只要尽力而为,成长在乎神(林前三6)?
假若我们明白主也强调凡事要有计划(路十四28~31),我们就应该思想神在这件事上,要我们作的计划是什么?应先确认之,再以信心去执行,例如约书亚带领以色列百姓攻打耶利哥城,他们明白神的计划,就以信心行动,最后得胜了(来十一29~34)。
(二) 确认目的开始
1.「目的」就是要问为什么(Why)要做?重要性何在?
  为什么这件事很重要?(对现况的了解及神的心意)。
以推动读经计划为例,为什么我们要以此项计划优先执行,因为信徒信心软弱,信徒流失严重,家庭问题丛生,教会也有不和谐的地方,主要的因素是缺乏对生命之道的认识,所以我们要把推动读经列为优先工作。
  为什么与我有关联?(明白自己的使命及神的托付)
教会兴衰人人有责,教会是神的家,是以真理作为根基,所以我也要关心教会的发展,支持读经的工作。
  为什么我们需要完成它?(明白问题的严重性)
经上说:「民无知识则亡」(何四6),身为神的仆人有责任引导大家学习神的话。
  为什么这件事列为第一优先?(明白抓住机会、时间)因为一切圣工的推展,都以真理为基础(太七21)。
2.「目的」可以激励人心,在共同的动机与目标下团结起来。
例一:主为完成救赎的「目的」招募门徒(廿八19)。
主耶稣在加利利海边行走,看见弟兄二人,就是那称呼彼得的西门和他兄弟安得烈,在海里撒网;他们本是打鱼的。耶稣对他们说:「来跟从我,我要叫你们得人如得鱼一样。」他们就立刻舍了网,跟从了他(太四18~20)。
例二:尼希米重建圣城之目的。
我对他们说:「我们所遭的难,耶路撒冷怎样荒凉,城门被火焚烧,你们都看见了。来吧,我们重建耶路撒冷的城墙,免得再受凌辱! 」我告诉他们,我神施恩的手怎样帮助我,并王对我所说的话。他们就说:「我们起来建造吧!」于是他们奋勇做这善工(尼二17~18)。
例三:挪亚造方舟之目的。
神就对挪亚说:「凡有血气的人,他的尽头已经来到我面前;因为地上满了他们的强暴,我要把他们和地一并毁灭。你要用歌斐木造一只方舟,分一间一间地造,里外抹上松香。方舟的造法乃是这样:要长三百肘,宽五十肘,高卅肘。方舟上边要留透光处,高一肘。方舟的门要开在旁边。方舟要分上、中、下三层。看哪,我要使洪水泛滥在地上,毁灭天下;凡地上有血肉、有气息的活物,无一不死。我却要与你立约;你同你的妻,与儿子儿妇,都要进入方舟。凡有血肉的活物,每样两个,一公一母,你要带进方舟,好在你那里保全生命。飞鸟各从其类,牲畜各从其类,地上的昆虫各从其类,每样两个,要到你那里,好保全生命。」(创六13~20)
3. 没有清楚的目的,只是忙碌那些例行性的工作,大多数的人也不了解为什么要做这些活动?工作的士气将大大地低落。
曾经有位官员因为不知「为谁而战?为何而战?」就不知该如何付出代价,因而弃官而走。教会的事工也是如此,假如信徒不知教会要发展什么事工,就只好尽本分的聚会,而不知如何在教会中扮演什么角色,这是教会的损失,教会岂能发展?例如总会要推动「长执训练」,一定要知道为什么要推展这项工作,目的何在?真的那么重要吗?不做,又会有何后果?如果大家明白它深深影响教会的发展,就可以激励大家的士气,让长执们肯投入受训的行列。
三、预见整个计划未来的成果 
1. 想象力(创意)来自对现况的省思及明白神的心意
▲如尼希米重建圣城(即对现况之了解及明白神的心意)。
 例如:读经运动有助于信徒在信仰上的扎根,更清楚地认识神,就会因着感恩,肯为主牺牲奉献,甚至为教会拼死命来兴旺福音。
 但是如何作好读经运动,则必须求主赐给我们智能,拟出有效的读经办法,这就是一种创意。
2. 激励人们对于所规划的事,充满盼望(异象、承诺),并且取得共识,坚定信心。
例如:推行读经运动,我们可以引用「徒二41~43」:「那一天,门徒约添了三千人,都恒心遵守使徒的教训,彼此交接、擘饼、祈祷。众人都惧怕;使徒又行了许多奇事神迹。」可见大家都遵守使徒的教训(就是神的话语),就促成了团契、同心祈祷,让众人都惧怕,不敢再藐视他们。不但如此,主又将得救的人天天加给他们。类似这样的见证会激励大家来推动读经运动。
假如我们要从事下列的事工: 建堂工作。 长执训练。  推行祷告运动。
你要如何让大家对这件事取得共识,坚定信心?
3. 明白所耗费的资本在完成目标时,值回成本。
▲ 如大卫与歌利亚争战前的预估
大卫对非利士人说:「你来攻击我,是靠着刀枪和铜戟;我来攻击你,是靠着万军之耶和华的名,就是你所怒骂带领以色列军队的神。今日耶和华必将你交在我手里。我必杀你,斩你的头,又将非利士军兵的尸首给空中的飞鸟、地上的野兽吃,使普天下的人都知道以色列中有神;又使这众人知道耶和华使人得胜,不是用刀用枪,因为争战的胜败全在乎耶和华。祂必将你们交在我们手里。」(撒上十七45-47)。大卫预估这一场的争战可以「使普天下的人都知道以色列中有神」,所以他勇敢地与歌利亚争战。
如长执训练前预估,训练之后将有助于牧养素质的提升,圣职人员之间也能作到分工又合作,教会的增长必指日可待,所以值得投下更多的人力财力来推展这项工作。

四、订定可衡量的目标
(一) 可衡量的目标之基本内容
以尼希米的建城为例:
王问我说:「你要求甚么?」于是我默祷天上的神。我对王说:「仆人若在王眼前蒙恩,王若喜欢,求王差遣我往犹大,到我列祖坟墓所在的那城去,我好重新建造。」那时王后坐在王的旁边。王问我说:「你去要多少日子?几时回来?」我就定了日期。于是王喜欢差遣我去(尼二4~6)。
1. 要完成什么?(你要求什么?)→建城(尼二4~5)
2. 须完成多少?(百分之五十或全部)→全部
3. 什么时候完成?(你的行程需多久?多少日完成?→尼希米就定了日期(尼二6)
(二) 缺乏可衡量的目标:无法评估绩效
例如:今年要「筹募更多传道基金」这个目标并不清楚,因为…
1. 它虽然标明了做什么?
2. 但未标明「数量」与「时间」需要多少?
3. 这个目标应改写为「今年(时间)要筹募比去年多百分之廿(数量)的传道基金(什么)」。
4. 在年终时,才能有效地评估绩效。
(三) 可衡量的目标之价值
1. 做事有了方向:「在(何时)完成(多少)的(事)?」
 例如宣道基金的筹募,每人每年奉献两千元,目标一万个信徒,一年内达成两千万元的目标。
2. 可以试验信心的大小。是否进步了?需要再多鼓励吗?
3. 祷告有了方向:「要求神的帮助在何时完成多少的事?」
 祷告有了目标,会发现神为我们成就的事,常超出我们所求所想的。
(四) 设定良好的目标
1. 是在可能(可行)的范围内。
 例如:每日读经是读一章?或是三章?
2. 与整体的目标一致,对整体组织有益。
 读经运动有助于信徒确立真教会的信仰,生活有了准则,就可以胜过试探,过得胜的生活。
3. 能激发士气,愿意付诸行动。
 例如:见证「读圣经的孩子不会变坏!」、「有基督为我家的主最美满」足以让人想付诸行动。
五、确定达成目标所需的行动
(一) 行动与目的、目标的关系。
1. 目的:为什么要有这个计划?其重要性如何?
2. 目标:要完成什么?何时完成?完成多少?
3. 行动:如何去完成计划?
此时所拟定的计划书,只是计划草案,作为会议之用,待会议通过之后,再详拟具体的行动方案,去推展圣工。
(二) 拟定良好行动的关键
1. 执行行动的人,应该参与行动计划的拟定。
  有「参与」才会有(使命感),有切身相关的感觉(有归属感),就会努力工作以求成功。
 例如:团契的推动,要让人人有事做,事事有人做,尤其是各小组的组负责是计划推动者,就应参与计划。
  领导人要懂得「授权」,并且要求提供「有效的方法」来完成目标。
 例如:团契的契负责要懂得授权,让各小组的组长放心的去执行所交托的工作。
  执行计划的人最好组成一个工作小组,来推动工作,并且每一位组员都清楚知道任务的分配。
 例如:各小组的组负责,要懂得找出小组的组员来组成工作小组,以完成任务。
2. 安排行动时间的流程表
知道每一项行动要在预定的时间内完成。
例如:团契的联谊工作应在哪一个阶段完成?灵修的工作应在哪一个阶段开始?
哪一个阶段要从事福音的工作?都要有行动时间流程表。
3. 完成行动所需的资源
根据行动的内容与时间顺序探讨所需的资源。
以联总1999年举办全球长执、负责人训练班为例;
  人:讲员、筹备小组。
  事:「掌握廿一世纪教会发展的动向」为主题,课程及讲员的安排。
  时: 1999年5月23~29日。
  地:新加坡。
  设备:食宿、教材、交通、联总的预算及马新总会人员的支持。
(三) 记事板(卡)的使用
脑力激荡→评估→调整→完成


 

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