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第四节 总务管理

编号:3321 | 添加时间:05-06-13 17:05:47 | 浏览量:

前言:
     总务股掌理工作包括文书收发、财产保管、档案管理、信徒会籍、事务及不属其他各股事宜。
壹、文书管理
一、教会文书的定义:
 1.教会文书广义含公文、档案、报表、资料、书刊、电话簿……等。
 2.文书乃教会间彼此联络、沟通的重要工具,关系圣工发展。
二、教会文书的目的:
 1.藉以处理日常事务达成单位职责。
 2.促进教会间亲密的联系。
 3.保存教会史料、凭证(法律凭证)、及各种资料。
三、文件收发:
 1.总务负责人对教会文书应妥善保管,以便查考。
 2.凡接到外来文书,于收文时,应先挂号并登记于簿上,然后送交各负责人签知办理(紧急文件可以先电话通知有关人员处理,按有关人员之指示办理或宣布会众知悉)。
 3.办理完毕应予分类编订保管(分:教务、总务、财务三类:如文书不多,可收书文号前后次序整理合并保管,以资简化)。
4.发文处理:拟稿后知会有关人员,并由股负责人决行作存底,再另謄(打字)一份,由教务负责署名发文,并作发文登记。
 5.教会文书之收发,采取收发统一管理。
四、档案管理(包括文字、视听):
 1.分类编号
    ①分类原则——简便易查及保管
    ②一般分类:类、纲目、节
    ③分类表
 2.归档办法
    ①办人——存期、档号
    ②收发(登记档号、归档)
 3.保存期限
    ①定期保管
    ②永久保存
 4.保存年限届满,应送原办单位同意并经决行单位负责人核准始可销毁。
五、会籍管理:
 1.与传道者协调,整理信徒会籍、访问了解信徒迁徙情形,每季度一次向会众宣布查询有无迁出、入者,并及时办理必要之登记或转籍手续。(见表一)
 2.每年年底应统计信徒人数,按市教会调查表及时填报。(见表二)
 3.信徒会籍异动处理:(见表一)
①迁入:填写迁入资料调查表交访问组负责,作证实访问,如确实迁入,访问组再将其现况填写,并交回本组有关人员更新各种资料。
②迁出:填写信徒转籍通知书(见表三)附本信徒会籍簿重抄或打印一份,寄新址所属之教会,待回条证实迁入时,更新资料(原资料保存)。迁入新址不明时报请市教会追踪。
③受圣灵登记:更新信徒会籍名簿内受圣灵登记之资料。
④受洗登记:登记于信徒会籍名簿及访问名册。
⑤结婚登记:更新信徒会籍名簿,成立新户(娶入时)或迁出异动处理(嫁出时)并更新访问名册。
⑥离世登记:更新访问名册资料及信徒会籍名簿资料,注明离世日期。
⑦除名登记:更新信徒会籍名簿及访问名册之资料,注明除名原因、事由及日期。
贰、事务管理
一、会堂管理:
 1.对会堂内外、周围环境,及一切应用器具、被帐之整洁保养,应时常注意并督导会堂管理员确实办理。
 2.会堂不得供外人或患痛、犯鬼者等住宿,亦不可长期供该会信徒居住。如有各地同灵请求过夜者,应持有信徒介绍书及携有身份证,经认可得允予所请,并应设簿登记以备检查(如信徒住宿登记簿)。
 3.会堂宿舍,不可住两户以上信徒为宜。
 4.会堂为礼拜聚会之圣所,应禁止利用灵胞聚集之机会,进行作买卖、标会或借贷款项等行为。利用聚会机会作生意之灵胞,虽确有讲道恩赐,亦避免请他领会或见证,以免俗事与圣事搀杂。
二、物品管理:
 1.总务负责人应负责将教会物品妥予保管,并设簿分类详细登记。(见表四)
 2.教会一切文书、簿册、物品应收藏于会堂桌橱内,不可带回放于自己家中。
 3.教会公用之圣经及赞美诗应宜加修补。
 4.图书借阅要设簿登记。
三、其它事工:包括采购、各项聚会、典礼会场之布置、接待、环境美化、清洁、炊事等工作。依所负责之工作类别,必要时可酌量再分为小组。
1.采购小组:各项备品、日用品之采购,依组负责交代行之。
2.会场布置小组:灵恩布道会、浸礼、婚礼、丧礼及其他特别聚会之会场架设、布置、回收与整理之工作。
3.接待小组:接待外地同灵访问团,或在本会举办各项圣工活动之团体住宿、生活需求,及交通接送。
4.环境美化小组:会堂内外环境之美化设计、布置及管理。(含讲台、办公室、寝室、接待室之布置及插花)。
5.清洁小组:视需要成立清洁班,由小组负责策划,依下列需要安排工作。
    ①场所清洁:定期或及时安排清洁工作,由各班轮流担任之。
②备品清洁:圣礼、婚丧礼用品、寝具、洗刷用具、厨具等使用前后之清理工作,由各班轮流担任或特别安排。
③全面性之大扫除:必要时请发动全体信徒帮忙。
6.炊事小组:视需要成立炊事班,负责安息日、灵恩布道会、各种特别聚会、外地同灵访问团,及其他圣工活动团体等用餐之炊事工作。
7.设备小组:负责水电、视听器材、车辆、家具、房舍及其他设备之维护、增设。
①设备之维护:根据水电系统、视听器材、车辆、家具、房舍及其他设备之物品财产清册,定期维护,并登记修理记要。(见表五)
②设备之增设:增加设备时,应先估价,提送系负责转股负责,向财务股接洽,如超过权责范围,应提交教会负责人会按规定办理。设备增设后应交备品管理小组列帐管理。
叁、婚姻介绍工作事项
一、整理信徒名册时注意将年满二十岁者列入适婚青年名册。
二、每个教会选出一至二名婚姻介绍人担任婚介工作,并请职务人员充分配合该项工作,以
维系下一代青年之信仰基础。
三、每半年统计一次已订婚、结婚之人数,寄交牧区婚介组,再汇整统计寄交市教会婚介组。
四、适婚青年名册列入职务交接资料重要公物,不得随意影印、外借或丢弃,以确保青年身体之隐私,避免不必要之困扰或伤害。
肆、教会财产管理
一、资产管理:
 1.资产管理系包括动产、不动产之取得、减少、登记、报废及检核等管理业务。
 2.不动产包括土地及房屋设备,动产包括各项运输、机械、教学、宣道等器材设备及其他设备。
 3.教会不动产管理业务如下:
①教会聚会场所如系租用者,应与房东、地主订定租赁契约,按约定日期缴交租金,取据入账,租期届满应办续租或另觅他处继续聚会礼拜。
②教会欲购置不动产应依下列顺序:
A.召开职务会议(须邀请牧区负责、市教会派员列席)。
B.召开信徒会议(充分讨论、协商、取得共识,以有利于开展各项圣工及超前考虑教会发展远景需要为主要原则)。
③教会欲处理不动产时,应依下列顺序:
  A.开职务会议(须邀请牧区负责、市教会派员列席)。
  B.召开信徒会议。
④教会处理不动产之会议记录,应记明处理之不动产座落地号、地目、面积及处理目的,拟出售之价款及其用途,处理后并应将实售价款函知市教会,以备查考。
⑤教会购置土地为建堂及其它事工用地,确定地皮后,教会主管人员应及时核准用地面积及六至范围,及时办理各种契约、凭证手续、原始契约、凭证交县(市)教会妥为保管,另影印若干份由教会指定专人分别保管。
⑥出资购置或受赠土地均应以“卖断”或“捐赠”给“真耶稣教会XX教会”办理契约,以免日后其家人、子孙异议、纠纷。
⑦教会财产不能以私人名义登记所有权。如果有其他原因需以个人名义登记,所暂用的私人名义人,应在建堂前出具“承诺书”,由该家庭与教会负责人各两人以上见证之,确认该财产系教会所有,应于“承诺书”上写明“本件财产系教会出资,为供教会使用而购置。”不论何时教会要办理产权转移登记,承诺者应无条件办理产权转移登记,绝无异议,并放弃申诉抗辩权。(见表六)
⑧建造教堂应请专业人员设计建筑图纸,要求安全牢固,结构布局合理实用。设计规划及建筑图纸,应交县(市)教会负责人会议审批同意。
⑨教堂建筑前,先选举对建筑、施工、采购、总务、财务有恩赐者若干人组织建堂小组,互选组长一人,随时召集开会磋商建筑事宜,其议决事项均以过半数之表决行之,任期至完工之日止。
⑩教会之不动产,如因该教会信徒皆已他迁,或因故无人聚会、使用、管理时,由市教会管理之。
⑾教堂或教会用地购置时应先妥善考虑下列各因素:
A.环境卫生、排水系统。
B.噪音与空气污染。
C.道路出入口与停车空间。
D.建筑物之消防安全措施。
E.建筑物之通风采光问题。
F.会堂内聚会空间之听众视线与服务空间设施之使用情形。
·前项各因素应与牧区负责人磋商,若有疑问时可请市教会派建筑人员指导之。
 ⑿ 教堂建筑竣工或购妥整修后,应商定日期,报请牧区举行献堂灵恩布道会。
 
 


 

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